Наверняка каждый руководитель компании не один раз задавал себе вопросы: как добиться устойчивой работы предприятия, как можно быть уверенным в своевременном и качественном выполнении поставленной перед подчиненными задачи? Ведь руководить каждым отдельным сотрудником и его действиями – просто невозможно. В данной ситуации существует только один, наиболее оптимальный, выход – регламентировать действия сотрудников компании не личными указаниями, а специально разработанным регламентом, в котором будут подробно описаны действия, предписанные им для выполнения. При этом сотрудник получает инструкцию и, работая в соответствии с ней, он может быть уверен в том, что принимает правильные решения. В свою очередь, руководитель получает надежду, что данная инструкция будет четко исполняться и, следовательно, отпадает необходимость в постоянном личном контроле.

Следует отметить, что у данного подхода (как и у любого другого) есть противники, утверждающие, что он убивает свободу решений сотрудников. Однако не вредна ли абсолютная свобода персонала непосредственно для самого предприятия и его деятельности? Итак, что нужно для того, чтобы создать регламенты и инструкции: во-первых, составить подробное описание действий сотрудников компании в разных ситуациях. Другими словами, необходимо описать последовательность действий персонала, начиная от поставщика и заканчивая клиентов – то есть следует описать бизнес-процессы компании.

Компании, имеющие достаточно насыщенные рынки сбыта, как правило, ищут пути повышения прибыльности внутри себя – разбираются в своих бизнес-процессах и работе подразделений. Однако перед тем как перестраивать деятельность компании, нужно понять текущую ситуацию и уже на основе ее оценки проводить такую сложную работу – изменять внутренние процессы бизнеса. В противном случае, может получиться революция, которая ничем хорошим не закончится.

Сегодня большое количество компаний проводят описание бизнес-процессов при помощи самых разных графических средств, использование которых обусловлено строгостью и удобством получаемого описания, так как в отличие от текста, модель нагляднее и лучше отражает логику выполнения действий. Также, если в текстовом описании информация зависит от человека, который его создает, то при графическом способе описания, где используются стандарты моделирования, результат будет более понятен.

И все же не следует забывать о том, что модель не является конечным результатом описания бизнес-процессов. Понадобится также большое количество документов, нужных для их выполнения: положения о подразделениях, различные регламенты, должностные инструкции, технические задания и др. Облегчить задачу инжиниринга бизнес-процессов можно при помощи проверки правильности всех нарисованных моделей по предварительно сформулированным правилам и при помощи анализа информационных и организационных разрывов в процессах.